Polityka prywatności Krajowego Funduszu Inwestycji Energetycznych

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Krajowy Fundusz Inwestycji Energetycznych (dalej: „Fundusz”), działający w sektorze energetycznym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz z krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1.3. Celem Polityki jest zapewnienie przejrzystości, rzetelności i bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, w tym klientów, kontrahentów, partnerów biznesowych, kandydatów do pracy, użytkowników serwisu internetowego Funduszu oraz innych osób, których dane mogą być przetwarzane w związku z działalnością Funduszu.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Krajowy Fundusz Inwestycji Energetycznych z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator” lub „Fundusz”).

2.2. Z Administratorem można skontaktować się pisemnie, za pośrednictwem tradycyjnej poczty, lub elektronicznie – na adres e‑mail wskazany na oficjalnej stronie internetowej Funduszu.

2.3. Fundusz może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD). Informacje kontaktowe do IOD, o ile zostanie powołany, będą dostępne w serwisie internetowym Funduszu oraz w innych kanałach komunikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. Fundusz przetwarza wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne do osiągnięcia określonych, zgodnych z prawem celów. Mogą to być w szczególności:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, stanowisko, PESEL lub inne numery identyfikacyjne, gdy ich podanie wynika z przepisów prawa),
• dane kontaktowe (np. adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji, adres e‑mail, numer telefonu),
• dane dotyczące zatrudnienia i kwalifikacji (np. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, przebieg zatrudnienia – w przypadku rekrutacji lub współpracy zawodowej),
• dane dotyczące relacji z Funduszem (np. informacje o zawartych umowach, złożonych wnioskach, prowadzonych projektach inwestycyjnych lub doradczych w obszarze energetyki),
• dane transakcyjne i finansowe (np. numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach, rozliczeniach i dofinansowaniach – w zakresie niezbędnym do realizacji projektów i umów),
• dane techniczne i eksploatacyjne (np. adres IP, identyfikatory plików cookies, dane urządzenia, dane dotyczące korzystania z serwisu internetowego Funduszu),
• inne dane przekazywane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą, jeżeli są one niezbędne do konkretnego celu przetwarzania.

3.2. Fundusz może przetwarzać również szczególne kategorie danych osobowych (tzw. dane wrażliwe), wyłącznie jeśli jest to konieczne i odbywa się na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Fundusz w następujących celach:

• zawieranie i wykonywanie umów, w tym umów inwestycyjnych, doradczych, grantowych, pożyczkowych i innych związanych z sektorem energetyki,
• realizacja projektów inwestycyjnych, rozwojowych i innowacyjnych w obszarze energetycznym,
• świadczenie usług na rzecz klientów i partnerów, w tym analiz, raportów i opracowań energetycznych,
• obsługa korespondencji, zapytań i wniosków kierowanych do Funduszu,
• prowadzenie działań informacyjnych i edukacyjnych, organizacja szkoleń, konferencji i wydarzeń branżowych,
• rekrutacja i zatrudnianie pracowników oraz współpraca z osobami świadczącymi usługi na podstawie umów cywilnoprawnych,
• wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Funduszu (m.in. wynikających z przepisów prawa finansowego, podatkowego, energetycznego oraz regulacji dotyczących środków publicznych i wsparcia inwestycji),
• realizacja obowiązków sprawozdawczych, archiwizacyjnych i kontrolnych,
• dochodzenie roszczeń oraz ochrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, serwisu internetowego, budynków i infrastruktury Funduszu,
• prowadzenie działań marketingowych i promocyjnych dotyczących działalności Funduszu, w tym informowanie o projektach i możliwościach współpracy w sektorze energetyki – na podstawie przepisów prawa lub udzielonej zgody.

4.2. Podstawami prawnymi przetwarzania danych są w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (np. zapewnienie bezpieczeństwa, dochodzenie roszczeń, rozwój działalności inwestycyjnej),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeżeli jest wymagana,
• art. 9 ust. 2 RODO – w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych, na podstawie odpowiednich przesłanek.

5. Źródła pozyskiwania danych

5.1. Dane osobowe są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą, m.in. poprzez formularze kontaktowe, wnioski, korespondencję, umowy, procesy rekrutacyjne oraz komunikację w ramach projektów energetycznych.

5.2. Dane mogą być również pozyskiwane pośrednio z legalnych źródeł, w szczególności:

• od podmiotów współpracujących z Funduszem (np. partnerów inwestycyjnych, instytucji finansowych, jednostek samorządu terytorialnego),
• z publicznych rejestrów i baz danych (np. KRS, CEIDG, rejestry organów administracji publicznej),
• od agencji rekrutacyjnych lub portali rekrutacyjnych – w zakresie kandydatów do pracy.

6. Odbiorcy danych

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (m.in. organom administracji publicznej, organom nadzorczym, sądom i innym organom uprawnionym),
• partnerom i kontrahentom Funduszu, zaangażowanym w realizację projektów energetycznych, inwestycyjnych, badawczych lub doradczych, w zakresie niezbędnym do wykonania zadań,
• podmiotom świadczącym na rzecz Funduszu usługi pomocnicze, w szczególności: usługi prawne, księgowe, doradcze, audytorskie, informatyczne, hostingowe, kurierskie, archiwizacyjne, ochrony osób i mienia,
• instytucjom finansującym lub współfinansującym projekty (np. bankom, instytucjom publicznym, instytucjom zarządzającym funduszami pomocowymi), gdy jest to niezbędne do realizacji umów i projektów,
• podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów powierzenia – wyłącznie zgodnie z udzielonymi im instrukcjami i przy zachowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa.

6.2. Fundusz nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

7.1. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7.2. Jeżeli zaistnieje konieczność przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), Fundusz zastosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez przepisy RODO, w szczególności oparcie przekazania na:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innych dopuszczalnych podstawach prawnych.

7.3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz miejscu udostępnienia lub sposobie uzyskania ich kopii, kontaktując się z Funduszem.

8. Okres przechowywania danych

8.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawnych i uzasadnionych interesów Funduszu.

8.2. W szczególności dane są przechowywane przez okres:

• trwania umowy oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z jej wykonaniem,
• wymagany przez przepisy prawa w zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych lub sprawozdawczych,
• trwania procesów inwestycyjnych lub projektów energetycznych oraz czas niezbędny do ich rozliczenia i kontroli,
• przewidziany w przepisach szczególnych dotyczących korzystania z funduszy i instrumentów wsparcia,
• do momentu wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, o ile dalsze przechowywanie nie wynika z innej podstawy prawnej.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Funduszu, w tym wobec profilowania, oraz wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

9.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Funduszem w sposób wskazany w niniejszej Polityce.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

10.1. W związku z realizacją działań w sektorze energetyki, Fundusz może stosować analizy i oceny dotyczące m.in. ryzyka inwestycyjnego, efektywności energetycznej, zdolności realizacji projektów czy wiarygodności finansowej.

10.2. Fundusz nie podejmuje decyzji wywołujących wobec osób fizycznych skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, bez udziału człowieka, chyba że:

• jest to dopuszczalne na podstawie przepisów prawa,
• jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy,
• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to wyraźną zgodę.

10.3. W przypadku zastosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Fundusz zapewni osobie, której dane dotyczą, prawo do uzyskania interwencji ludzkiej, wyrażenia swojego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. Fundusz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, odpowiednio do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz charakteru przetwarzanych danych.

11.2. Środki te obejmują w szczególności:

• kontrolę dostępu do danych i systemów,
• stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych, haseł i mechanizmów uwierzytelniania,
• regularne tworzenie kopii zapasowych i testowanie procedur odtwarzania danych,
• szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji,
• procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych.

11.3. Fundusz wymaga od podmiotów współpracujących zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych oraz zawiera z nimi stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych, jeśli jest to konieczne.

12. Pliki cookies i technologie śledzące

12.1. Serwis internetowy Funduszu może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne przechowywanie, znaczniki pikselowe) w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• dostosowania zawartości i funkcjonalności do potrzeb użytkowników,
• tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania z serwisu,
• poprawy bezpieczeństwa i wydajności serwisu.

12.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym ograniczyć ich stosowanie lub je usunąć. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

12.3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowania cookies mogą być zawarte w odrębnej polityce cookies dostępnej w serwisie internetowym Funduszu.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1. Fundusz zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu świadczenia usług lub innych okoliczności wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych.

13.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w serwisie internetowym Funduszu i będzie obowiązywać od dnia jej ogłoszenia, chyba że zostanie wskazany inny termin wejścia w życie.

13.3. W przypadku istotnych zmian Fundusz może dodatkowo poinformować osoby, których dane dotyczą, poprzez odpowiednie kanały komunikacji.

14. Dane kontaktowe

14.1. Aktualne dane kontaktowe Krajowego Funduszu Inwestycji Energetycznych, w tym e‑mail oraz adres siedziby, dostępne są na oficjalnej stronie internetowej Funduszu.

14.2. W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych, osoby zainteresowane mogą skontaktować się z Funduszem przy wykorzystaniu wskazanych tam danych kontaktowych.